Dokumentacje to są nieoszlifowane informacje wynikające z umowy, nie mające same z siebie żadnej wartości, nie dające ich właścicielowi właściwej informacji. Zagłębiając to pojęcie “dane” należy interpretować jako zestaw obiektywnych danych o jakimś wydarzeniu, zapis dokonanych transakcji. Analiza danych dane to więc świeże dokumenty, cyfry czy sytuacje, z których istnieje możliwość, po przeprowadzeniu ich odpowiedniej analizie, opracować przydatne dla człowieka informacje. Czyste, nie opracowane dane nie posiadają w praktyce większego znaczenia w dokonywaniu działalności. Dopiero analiza danych może pomóc w otrzymaniu wyników i podjęciu odpowiednich decyzji. Najczęściej zarządzanie danymi ukierunkowuje w sobie wiele systemów: analizę i selekcję uzyskanych wyników. Współczesny rozwój techniki i skomputeryzowanie firm pozwolił na zwiększenie tempa procesu rozporządzania danymi z jednej strony, z innej namawia do gromadzenia wielu nadmiernych informacji.